В Україні паперові трудові книжки поступово замінюються цифровими версіями для обліку пенсійного стажу. Саме тому частині громадян необхідно оцифрувати свої паперові документи до 10 червня.
Головне:
- Кому потрібно оцифрувати: тим, хто працював до 1 січня 2004 року.
- Як оцифрувати: завантажити скан-копії трудової книжки на портал Пенсійного фонду.
- Що робити, якщо не встигли: оцифрувати трудову книжку можна буде і після 10 червня.
Чому оцифровка трудової книжки є важливою?
Електронна трудова книжка зменшує ризик втрати або пошкодження паперових документів. Всі ваші дані про стаж надійно зберігаються в захищеному цифровому форматі, що забезпечує їх доступність при призначенні пенсії.
Кому обов’язково потрібно оцифрувати трудову книжку?
Завантажувати скан-копії паперової трудової книжки перш за все слід тим громадянам, які розпочали свою трудову діяльність до 1 січня 2004 року.
Хто має займатися оцифровкою – працівник чи роботодавець?
Закон дозволяє це робити обом сторонам. Подати інформацію можна через веб-портал електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua):
- Роботодавці можуть завантажити дані через особистий кабінет страховика.
- Працівники можуть зробити це самостійно через особистий кабінет застрахованої особи.
Як перевірити, чи оцифрував роботодавець вашу трудову книжку?
Для цього потрібно авторизуватися на веб-порталі ПФУ та зайти в особистий кабінет:
- Виберіть у меню розділ “Електронна трудова книжка”.
- У вкладці “Скан-копії трудової книжки” можна перевірити, чи завантажені документи.
- У вкладці “Відцифрована ЕТК” можна ознайомитися з уже готовим результатом оцифровки.
Що потрібно знати про оцифровку трудових книжок (Інфографіка РБК-Україна)
Що робити, якщо ви ФОП? Як підтвердити свій стаж?
Починаючи з 1 січня 2004 року ваш стаж обчислюється автоматично за даними реєстру ПФУ на основі сплачених страхових внесків.
Якщо ж ви працювали до 2004 року, основним документом для підтвердження стажу є трудова книжка. Періоди підприємницької діяльності до 2004 року можна підтвердити:
- Документами про сплату страхових внесків (квитанції, платіжні доручення тощо).
- Свідоцтвом про сплату єдиного податку або спеціальним торговим патентом (якщо ви працювали за спрощеною системою).
- Даними з Реєстру ПФУ.
Як підтвердити стаж, якщо трудова книжка була втрачена або знищена через війну?
Якщо паперової книжки немає, для підтвердження стажу підійдуть інші документи: довідки з місця роботи, витяги з наказів, особові рахунки, відомості про виплату зарплати, письмові трудові договори тощо.
Якщо підприємство знаходилося на тимчасово окупованих територіях або в зоні бойових дій, і документи були знищені, стаж може бути встановлений на основі свідчень не менше двох свідків.
Ці свідки повинні знати вас за спільною роботою та мати власні документи, що підтверджують їх роботу на цьому підприємстві в той же період.
Що буде, якщо не встигли оцифрувати трудову книжку до 10 червня 2026 року?
Хоча 10 червня 2026 року завершується офіційний перехідний період, органи Пенсійного фонду України продовжать приймати та обробляти скановані копії документів. Ви зможете оцифрувати книжку або подати документи для обліку стажу і після цієї дати.